Фотография рабочего дня менеджера: виды, задачи, анализ полученных данных

Фотография рабочего дня (ФРД) — метод изучения затрат времени, который позволяет ответить на эти вопросы

Что такое ФРД

Для оценки эффективности работы менеджеров используют метод ФРД — сбор детальной статистики о действиях сотрудников и фиксация полученной информации в формах/таблицах/протоколах

Первостепенная функция руководителя отдела продаж — контроль эффективности работы менеджеров

Руководитель должен четко знать, чем заняты сотрудники в рабочее время, на каких действиях они сконцентрированы и сколько времени уделяют непосредственно продажам

В бланке ФРД указываются:

Перечень действий менеджера. Например, обзвон клиентов, заполнение клиентской базы данных, уход на обед

Начало, окончание и продолжительность каждого действия менеджера

Категории затрат рабочего времени. Например, оперативное время, подготовка к работе, заключительные работы, регламентированные перерывы (обед), нерегламентированные перерывы (чаепития, перекуры, самовольные отлучки с рабочего места), непрофильные задачи

Пример листа фотографии рабочего дня менеджера

Некоторые особенности ФРД

Вести наблюдение можно целый день, или контролировать отдельные процессы работы менеджера

Для получения более детальной картины ФРД проводят в течение нескольких дней или даже недель

Исследование может быть явным или скрытым. «Тайное» наблюдение показывает более правдивые результаты

Виды ФРД

Существует три основных вида ФРД

Фиксация действий отдельного сотрудника

Метод позволяет оценить эффективность конкретных менеджеров, выявить недобросовестных работников

Наблюдение за несколькими сотрудниками, связанными между собой рабочим процессом

Предназначена для оценки согласованности работы членов команды, дальнейшего рационального распределения нагрузки между ними

Наблюдение за всеми бизнес-процессами

Проводится для оптимизации работы компании

Индивидуальная

Групповая

Комплексная

Метод фотографии рабочего дня во многом похож на метод хронометража рабочего времени, который также используется для измерения временных затрат.

Однако у этих методов есть и отличия:

Хронометраж сотрудник проводит по собственной инициативе и сам выбирает время, длительность исследования, вариант учета данных (бумажный, автоматизированный)

Хронометраж

ФРД — официальное мероприятие, которое назначается руководителем и предусматривает заранее оговоренный метод проведения и вариант учета данных

ФРД

ФРД менеджера: преимущества для руководителя

Бесспорно, применение ФРД ставит руководителя в выгодное положение, помогает выявить и устранить серьезные проблемы

Детальная фиксация всех действий менеджеров позволяет руководителю:

Сотрудник тратит много времени на болтовню или интернет-серфинг?

Менеджеры составляют огромные и малоинформативные отчеты, много времени тратят на рутину?

Лишение премии заставит работать его более эффективно.

Пересмотр шаблонов отчетов или внедрение автоматизации процессов в CRM позволит менеджерам делать больше звонков и других целевых действий.

Получить четкое понимание последовательности работы отдела продаж или отдельных сотрудников

Зафиксировать фактическое время работы, а также время, потраченное на решение непрофильных задач, личные нужд

Решение непрофильных задач тормозит работу отдела продаж и мешает менеджерам сконцентрироваться на своих целевых действиях

Длительные перерывы на перекуры, чаепития отнимают у вас новых клиентов

Узнать, сколько за рабочий день заключается сделок, совершается звонков, назначается встреч

Выявить «слабых» менеджеров, вовремя оптимизировать штат и усилить команду

Провести анализ ежедневных задач и понять, на каком этапе продаж происходят основные потери времени

Определить причины потерь времени и устранить их

Разработать нормативы для менеджеров

Например, 2 встречи, 20 звонков по новым клиентам в день. Чтобы повысить обоснованность нормативов, нужно применять метод ФРД к нескольким сотрудникам с разной эффективностью продаж

Способы проведения фото рабочего дня

Проводить ФРД можно с помощью самофотографирования, привлечения наблюдателей, а также автоматическим способом

При самофотографировании наблюдение осуществляется менеджером самостоятельно.

Данный способ получения ФРД можно выбирать, если вы уверены в добросовестности менеджера.

Как правило, при проведении ФРД в качестве наблюдателя выбирают кадровика или менеджера по персоналу.

Этот метод ФРД имеет высокую погрешность: если менеджеры поймут, что за ними «следят», то они проявят максимальные старания, и картина получится необъективной.

Сотрудник фиксирует все свои действия в листе ФРД и в качестве доказательств прикладывает фотографии, видео, скриншоты.

Также наблюдателями могут быть сотрудники других компаний.

Но и в этом случае у самофотографирования есть недостаток — фото, видео, скриншоты будут отнимать много рабочего времени.

Самофотографирование

Привлечение наблюдателей

Использование систем контроля сотрудников

Достоверный, простой и удобный метод ФРД — использование систем контроля сотрудников

Фиксировать начало и окончание работы, опоздания, ранние уходы, прогулы сотрудников

Делать скриншоты экранов мониторов, фотографии рабочих мест

Это позволяет руководителю в режиме реального времени наблюдать за всеми действиями менеджера

Скриншоты, фотографии выполняются с заданной периодичностью

Отслеживать введенные поисковые запросы

Блокировать нежелательные сайты

Уведомлять о нарушениях рабочего распорядка с помощью отправки сообщения на электронную почту руководителя

Осуществлять трекинг задач

Рассчитывать в процентах КПД сотрудников

Предоставлять руководителю подобные отчеты о работе менеджеров

Система может работать в скрытом режиме. Bitcop и другие подобные решения не пропустят ни минуты впустую потраченного времени.

В результате продолжительного наблюдения вырисовываются реальная картина работы менеджеров.

После проведения ФРД выполняется анализ полученных данных для определения слабых мест в работе менеджера и оценки ее эффективности

Анализ ФРД менеджера может показать, что сотрудник неправильно строит свой день и совершает действия хаотично.

Также фотография рабочего дня может показать низкую эффективность продаж, невыполнение менеджером нормативов.

В таком случае для менеджера должен быть составлен четкий план работы, который упорядочит его действия.

Чтобы увидеть это наглядно, на основании бланка ФРД составляется фотоотчет, в котором каждая категория затрат времени оценивается в процентах.

СотрудНапример, разрывается между звонками клиентам, заполнением отчетов, подготовкой КП.

В качестве шаблона можно использовать график работы лучшего менеджера, выявленного с помощью ФРД.

Причинами этого часто становятся нарушение трудовой дисциплины и трата времени на личные нужды.

Например, фотоотчет менеджера с низкими результатами работы может выглядеть следующим образом

Анализ ФРД

Действия

В данном случае фотоотчет показал, что 25% рабочего времени потрачено впустую. Если подобная ситуация происходит регулярно, то вряд ли такой работник принесет прибыль вашей компании.

Для детального изучения рабочего дня можно разделить оперативное время на профильные и непрофильные задачи, и оценить эти категории в процентах

Также после анализа результатов ФРД руководитель может принять решение:

Автоматизировать бизнес-процессы

Отправить часть задач на аутсорс

Обновить штат или перевести менеджеров на другие должности, если они не справляются со своими обязанностями

Провести тренинги